Hvordan bør du følge opp en medarbeiderundersøkelse?

Hjem / Nyhetsarkiv / Nyheter 2006 / Hvordan bør du følge opp en medarbeiderundersøkelse?

Gode tiltaksprosesser avgjørende viser forskning

Medarbeiderundersøkelser kan ha mange positive effekter. Når ledere og medarbeider diskuterer resultatene, kan disse samtalene føre til økt engasjement, produktivitet og lønnsomhet, samtidig som turnover og kostnader reduseres.

Tiltaksprosessen er avgjørende i forbindelse med medarbeiderundersøkelser viser Gallups forskning. Men samtaler om måleresultatene nedprioriteres ofte. Hvorfor? Heller enn å se at disse samtalene er et verktøy for prestasjonsforbedringer, ser mange ledere de som en post til på ”to do”-listen.

Det er en alvorlig feilslutning fordi å neglisjere måleresultater er en sikker måte å underminere medarbeiderengasjement på. Medarbeidere tviler på motivene til ledere som spør etter deres meninger, for så og ikke gjøre noe med de. Ansatte forventer og trenger oppfølging og en av de beste måter å gjøre dette på er gjennom tiltaksplanlegging.

Tiltaksplanlegging
Tiltaksplanlegging er i prinsippet en prosess der ledere diskuterer målereultater med sin arbeidsgruppe/enhet. Deretter velger gruppen kollektivt konkrete områder å arbeide med og forbedre. Metodene kan variere.

Denne prosessen er langt mer verdifull enn mange ledere er klar over, ifølge Gallups forskning. Faktisk er prosesen en av nøkkeldriverne for å forbedre medarbeiderengasjement.

Viktigheten av tiltaksplanlegging
Gallup har forsket på engasjement i mer enn 30 år. For å måle engasjement bruker Gallup 12 påstander med betegnelsen Q12. Disse påstandene er knyttet til viktige forretningsmessige resultater, bl.a. økt lojalitet, produktivitet, lønnsomhet og kundeengasjement samt forbedringer i helse, miljø og sikkerhet.

For å se på effekten av tiltaksplanlegging så Gallup på arbeidsgruppen med Q12-data for to påfølgende undersøkelser. De vurderte i tillegg svarene på et tilleggsspørsmål: ”Tiltaksplaner i tilknytning til siste måling hadde positiv virkning på min arbeidsplass”. De sortere så arbeidsgrupper i kvartiler basert på deres svar på tiltaksplanleggingspåstanden.

Gallup oppdaget at arbeidsgrupper i øverste kvartil økte deres engasjementsskår med et gjennomsnitt på 10%. Arbeidsgrupper i det laveste kvartilet endte opp med en nedgang i engasjementsskår på 3 % i gjennomsnitt.

Arbeidsgrupper som svarte entydig ja på at deres tiltaksplaner hadde en positiv virkning, fikk m a o en signifikant økning i engasjementsnivå. Arbeidsgrupper som gjør målbevisste forbedringer over flere år, får enda større økning i sin engasjementsskår.

Hvordan ser en førsteklasses tiltaksplan ut?
Det finnes selvfølgelig ikke en ”one-size-fits-all” modell for tiltaksplanlegging. Det som er viktig er at tiltaksplanen fungerer for lederen og teamet. Fordi ledere og medarbeidere stiller opp med sine talenter og styrker, vil hvert tiltaksmøte være unikt. Og det er også slik det skal være.

Prosessen må oppfattes som positiv og bør involvere alle på teamet. Gjennom sin forskning, har Gallup funnet ut at følge seks faser er avgjørende for god tiltaksplanlegging.

Avklar hensikten. Dette hjelper medarbeidere å forstå hva engasjement er, hvorfor undersøkelsen er gjennomført og hva som måles, hva spørsmålene betyr og hvorfor tiltaksplanlegging er så viktig.
Del ut og forklar enhetens resultater
Diskuter hva disse resultatene betyr for arbeidsgruppen, spøsmål for spørsmål.
Velg ut to eller tre spørsmål som gruppen arbeider med de neste 12 måneder.
Brainstorm oppfølgingstiltak og fullfør planen for forbedring Følg opp planen regelmessig og sjekk ut hvordan medarbeiderne oppfatter teamets fremgang i lys av målene som er satt.

Kilde: GMJ