Kanskje er ikke avbrytelser så ineffektive som vi vil ha det til?

Hjem / Nyhetsarkiv / Nyheter 2006 / Kanskje er ikke avbrytelser så ineffektive som vi vil ha det til?

For mange avbrytelser på jobben?

Det kan synes som den viktigste delen av jobben er avbrytelser. E-poster, telefoner, spørsmål fra kolleger. Hele dager synes å gå med uten at du føler at du har fått til noe som helst.

Førsteamanuensis Gloria Mark ved University of California har gjort en rekke studier på avbrytelser. Hun slår fast at vi ikke har arbeidsdager, men arbeidsminutter. Hennes forskning viser noen overraskende innsikter.

Det som er fascinerende er at folk avbryter seg selv nesten like mye som de blir avbrutt av andre. 44% av tiden avbryter de seg selv. Resten er eksterne kilder for avbrytelse (telefoner, kolleger, e-poster osv). Ledere opplever imidlertid langt flere eksterne avbrytelser enn medarbeidere. Noen avbrytelser opplever vi som avsporinger. Andre som samhandling. Vi vet at samhandling er fordelaktig for produktiviteten. Trolig trenger vi også avsporinger for å arbeide effektivt.

Gjennomsnittlig konsentrasjon 3 minutter og 5 sekunder
Gloria Mark har funnet ut at den gjennomsnittlige tiden folk bruker på en oppgave før de blir avbrutt eller bytter oppgave er omtrent tre minutter og 5 sekunder. Det inkluderer ikke formelle møter fordi i slike møter er det vanskelig å skifte oppgaver eller forlate møtet.

I gjennomsnitt bruk folk ”verktøy” (PC, papir, mobiltelefon etc) i 2 minutter og 11 sekunder. Mange mener at de sitter foran PC-en sin i timevis, men det er ikke tilfellet. Vanligvis sitter man foran PC-en en kort tid før man gjør noe annet. Du blir avbrutt av en person, en telefonsamtale, eller du skriver noe på et papir.

12,2 forskjellige arbeidsområder pr dag
Deler vi dagen inn i arbeidsområder som har en stor grad indre sammenheng i seg (felles mål, en bestemt gruppe mennesker, bestemte ressurser knyttet til seg, en bestemt tidsfrist) fant Mark at folk i snitt arbeidet med 12,2 forskjellige arbeidsområder hver dag. Mark fant også at man skiftet arbeidsområder hvert 10. minutt.

Når du blir avbrutt går du ikke tilbake til din oppgave umiddelbart. 81,9 prosent av oppgavene blir tatt opp igjen samme dag som du blir avbrutt og de taes opp igjen i snitt etter 23 minutter og 15 sekunder. Det er vanligvis to mellomliggende oppgaver du begynner på før du går tilbake til den oppgaven du ble avbrutt fra å gjøre.

Kilde: Gallup Management Journal